Al uw vragen over CLOXXS beantwoord

CLOXXS?

Q: Wat is Cloxxs?
A: Cloxxs is een instrument voor financiële beheersing van programma’s en projecten. U kunt:
•    Projecten, budgetten en contracten financieel bewaken,
•    Projecten consolideren (optellen) naar programma’s
•    Projecten en programma’s online rapporteren.
•    Financiële informatie ontsluiten naar betrokkenen – van projectleider tot bestuurder.
U bewaakt in Cloxxs de complete businesscase, zowel de inkomsten als de uitgaven. Cloxxs is een financieel projectmanagement-instrument voor sturing. Het is geen financieel-administratief pakket.

Q: Hoe is Cloxxs ontwikkeld?
A: Het idee voor Cloxxs is ontstaan in het PARRCA-platform, waarin Projecticum met deelnemers van de grootste publieke opdrachtgevers van Nederland een aantal ‘best practices’ heeft vastgelegd voor financiële beheersing van projecten. Cloxxs is vervolgens doorontwikkeld door Projecticum (specialisten in financieel management van projecten) en gebouwd door Inovasion (specialisten in business intelligence en performance-management).

Q: Hoe bewaak ik projecten in Cloxxs?
A: Het vertrekpunt is de vooraf vastgestelde financiële businesscase waarin de gebudgetteerde uitgaven en de gebudgetteerde inkomsten zijn vastgelegd. Deze businesscase moet bewaakt worden en is het budgettaire kader ten opzichte waarvan de projectmanager rapporteert aan bestuur en opdrachtgever. De opdracht voor uw projectmanager is namelijk om:
–    de gebudgetteerde inkomsten daadwerkelijk ‘binnen te halen’ en
–    met de werkelijke uitgaven binnen de gebudgetteerde uitgaven blijven.
U structureert het project in te bewaken budgetten. De bewaking van de uitgaven gebeurt in budgetsheets, de bewaking van de inkomsten gebeurt in financieringssheets.

Q: Welke vragen kan ik met Cloxxs beantwoorden?
A: De belangrijkste vraag die u continu met Cloxxs kunt beantwoorden is: ‘Hoe staat het project er financieel voor?’ Doordat Cloxxs alle budgetsheets (uitgaven) en financieringssheets (inkomsten) in het project consolideert, kent u exact de verwachte afwijking ten opzichte van de gebudgetteerde businesscase. U kunt vervolgens verder ‘de diepte in’ om te kijken of het probleem komt vanuit de inkomsten of de uitgaven– en op welke specifieke onderdelen de afwijking zit. U kunt ook ‘omhoog’ kijken om te zien wat het betekent voor het totale programma.
Met Cloxxs kunt u daarnaast allerlei doorsnedes maken van projecten en programma’s. Daarmee kunt u ook allerlei andere sturingsvraagstukken beantwoorden, zoals bijvoorbeeld:
–    Weerstandsvermogen: ‘Wat is het totale incasseringsvermogen op mijn programma? ( -> de opgetelde stand op alle deelbudgetten voor onvoorzien in mijn programma);
–    Gevoeligheidsanalyses: Hoe gevoelig ben ik voor prijsstijgingen in de bouw in de komende 3 jaar? ( -> de kasstroom-prognoses op de nog te contracteren en de nog te betalen bouwkosten);
–    Strategische personeelsplanning: Hebben we intern te veel of te weinig fte’s projectmanagement om aan de vraag vanuit de projecten te kunnen voldoen? ( -> de per jaar per project beschikbare budgetten voor projectmanagement);
–    Bezuinigingsoperaties: ‘Welke projecten kan ik nog stoppen zonder hoge afschrijving? ( -> de stand van de betalingen en openstaande verplichtingen op de projecten)
–    Benchmarks: Wat is de gemiddelde overhead op onze projecten en welke projecten zitten daar boven? ( -> de som van de kostensoorten projectmanagement en engineering ten opzichte van de totale investeringskosten)
–    Jaarplanningen / treasury analyses: Hoeveel geld is er de komende jaren benodigd om de begroting te halen of hoeveel dekking komt uit externe financieringen.

Q: Ik ben programma- of projectmanager. Waarom heb ik Cloxxs nodig?
A: Als u behoefte hebt aan actuele en betrouwbare financiële stuurinformatie – maar dat nu niet hebt. Symptomen zijn:
•    U hebt onvoldoende inzicht in de projectbudgetten en niemand kan u zeggen of u het ermee gaat redden.
•    U verdwaalt in reusachtige excelsheets met steeds weer andere cijfers.
•    U weet dat er tegenvallers zijn – maar deze ‘verdwijnen’ onzichtbaar in een meerjarige begroting.
•    U weet dat er meevallers zijn – maar ook daarvan is het niet duidelijk waar deze blijven.
•    Het kost veel inspanning en heeft een lange doorlooptijd om een betrouwbare rapportage te maken.
•    De actuele stand uit de administratie van verplichtingen, betalingen en ontvangsten wordt maar 1x per kwartaal of zelfs maar 1x per jaar meegenomen in het financiële resultaat.
•    De focus van de financiële medewerkers ligt op het correct administreren, en niet op prognoses en risico’s
•    De focus ligt op planeconomische berekeningen, waardoor er geen scherp beeld is hoe u er echt voor staat.
In bovenstaande situaties heeft de projectmanager geen goede stuurinformatie, en zijn rapportages niet betrouwbaar.
De structurerende werking van Cloxxs dwingt alle betrokkenen hun input te geven en de output te gebruiken. Pas daarna heeft u inzicht in de financiële stand van uw projecten of programma’s.

Q: Wat is de toegevoegde waarde? Wegen de baten op tegen de lasten?
A: Jazeker. Er zijn zowel harde financiële voordelen als zachte kwalitatieve voordelen.
•     Het eerste harde voordeel is dat uw mensen minder tijd besteden aan financiële beheersing en rapporteren. Omdat historie wordt vastgehouden, zijn ‘terugploeg-acties’ niet meer nodig. Het maken van financiële overzichten ten behoeve van rapportages is een simpele handeling die met Cloxxs weinig tijd kost. Afhankelijk van de aard en omvang van uw project bespaart u minimaal 10% op de proceskosten voor uw financiële beheersing.
•    Een groter voordeel – maar lastiger meetbaar is de besparing door het verhoogd kostenbewustzijn van uw mensen. Doordat de informatie op orde is, kunt u projectmanagers aanspreken op hun budgettaire verantwoordelijkheid. De structurerende werking van Cloxxs maakt dat zij scherper naar geld zullen kijken en bij eventuele overschrijdingen direct zullen zoeken naar compensatie. Hoe groot is – denkt u – de invloed van het projectmanagement op de projectkosten? Wij denken groot. Maar het verschil tussen goed en slecht projectmanagement is alleen zichtbaar als zij kunnen beschikken over de juiste instrumenten.
•    Door het inzicht dat u via Cloxxs hebt in de project financiën, neemt de kwaliteit van de advisering toe. U hoeft dus geen onnodig hoge reserves voor onvoorzien aan te houden. Door beter inzicht in reserves (of het ontbreken van reserves), kunt u scherper (her)programmeren of bezuinigen.
•    Door de uniformiteit loopt u minder risico in discontinuïteit van medewerkers. Medewerkers zijn gemakkelijker vervangbaar en uitwisselbaar. Ook dit voordeel is moeilijk te kwantificeren.

IN WELKE PROJECTEN KUNT U CLOXXS GEBRUIKEN?

Q: Voor welke projecten is Cloxxs geschikt?
A: Cloxxs is geschikt voor programma’s en projecten waarin:
1.    het grootste deel van de producten wordt ingekocht. Cloxxs werkt ‘opdrachtgestuurd’. Met name als er veel verschillende contracten worden ingekocht, kunt u met Cloxxs het overzicht behouden en altijd in detail de relatie met budget leggen.
2.    de verantwoordelijke manager moet bewaken en rapporteren ten opzichte van een vooraf vastgesteld budget, en
3.    de beheersing complex is. Bijvoorbeeld omdat:
– er veel projecten zijn die geconsolideerd moeten worden tot een programma;
– er veel deelbudgetten zijn binnen een groot project;
– er meerdere financieringsbronnen zijn;
– er een lange looptijd is;
– er veel interactie (verschuiving) is tussen deelbudgetten;
– er meerdere mensen aan werken;
– of omdat er nog geen eenduidige beheersing is.
4.    U de aanpak van beheersen en rapporteren wilt uniformeren.
Cloxxs is zeker nuttig in grote projecten maar ook in organisaties die met een vaste regelmaat kleine projecten realiseren.
Cloxxs is ook een goed middel om binnen een projectenorganisatie de financiële beheersing te uniformeren. Ook in zogenaamde publiek-publieke samenwerkingen is Cloxxs een geschikt instrument om de werkwijze te uniformeren en alle partijen transparant te informeren.

Q: En voor welke projecten is Cloxxs niet geschikt?
A: Projecten waarin de kosten van uren van medewerkers de grootste component zijn. Cloxxs bevat namelijk geen urenadministratie. Indien gewenst kan er wel een koppeling gelegd worden met een urenadministratie.
Cloxxs is ook niet geschikt voor projecten waarin de inzet en productie van materieel bewaakt moet worden; dit zijn vraagstukken waar bijvoorbeeld uitvoerende aannemers mee worstelen.

Q: Is Cloxxs geschikt voor uitvoerende aannemers?
A: Nee, in principe niet omdat die een beheersmodel nodig hebben voor resourcemanagement (planning van inzet van mensen en materieel). Maar in samenwerkingsverbanden waarbij de aannemerscombinatie inkoopt bij de partners is Cloxxs wel goed bruikbaar.

Q: Wat doet Cloxxs niet?
A: Cloxxs is geen financiële administratie, u kunt vanuit Cloxxs ook geen financiële transacties doen, Cloxxs maakt geen plan-economische berekeningen (grondexploitatie-software), en met Cloxxs kunt u geen calculaties maken (ramingssoftware).

Q: Is Cloxxs geschikt voor de bewaking van grondexploitaties?
A: Jazeker, Cloxxs is een goed instrument om te bewaken of u binnen de kaders van de grondexploitatie blijft. Maar met Cloxxs kunt u geen planeconomische berekeningen maken zoals netto contante waarde etc. Cloxxs is dus geen vervanging van software voor grondexploitatie-berekeningen – maar een aanvulling.
Voor de bewaking wordt de output van de grondexploitatie gebruikt als het budgettaire kader in Cloxxs. Dit betekent dat de projectmanager eventuele afwijkingen rapporteert ten opzichte van de vastgestelde grondexploitatie. Bij de jaarlijkse actualisatie kunnen deze afwijkingen vervolgens weer gebruikt worden als input voor de nieuwe berekening.
Overigens heeft het gebruik van Cloxxs als instrument voor bewaking pas nut als het project gerealiseerd gaat worden en er concreet op ingekocht wordt. Zolang er alleen gerekend wordt, heeft Cloxxs geen toegevoegde waarde.

CLOXXS EN DE FINANCIELE ADMINISTRATIE

Q: Maar wat Cloxxs kan, kan ik toch ook met het financieel administratieve pakket?
A: Beide gaan over geld en er is een beperkte overlap in gegevens – maar daarmee houdt de vergelijking op. Cloxxs is een ondersteunend instrument voor projectmanagement en maakt gebruik van een financieel beheersmodel voor projecten. Dat vraagt andere gegevens en een andere ‘taal’ dan een administratie. In het kort zijn de verschillen:
•    Andere gegevens: de overlap met de financiële administratie betreft de boekingsregels (betalingen en ontvangsten) en de verplichtingen. Voor deze gegevens is de administratie ‘leading’ en deze worden veelal ingelezen in Cloxxs. Gegevens die wel in Cloxxs zitten maar niet in de administratie zijn: gedetailleerde prognoses, (nog te contracteren, prognose contractafwijkingen, prognose risico’s) en de budgetten (initieel budget, budget toevoegingen, budgetoverhevelingen). Van alle gegevens wordt een logregister bijgehouden en alle gegevens worden in een kasstroomritme gezet.
•    Flexibiliteit in structuren De budgetstrukturen van projecten worden naarmate het project vordert uitgebreider. Er zijn nogal wat wisselingen, bijvoorbeeld bij contractering is het vaak wenselijk om budgetten af te splitsen. De dynamiek die nodig is om projecten te beheersen, is niet wenselijk in de financiële administratie.
•    Directe invoer door het projectmanagement: Bovengenoemde gegevens kunnen het best door de projectmensen worden ingevoerd en geactualiseerd. Het is echter niet wenselijk dat ‘Jan en alleman’ in de financiële administratie werken.
•    In de taal van projecten: Het beheersmodel in Cloxxs sluit aan op projectmanagement, en ook het taalgebruik sluit daarop aan. In Cloxxs gaat het over inkomsten en uitgaven, prognoses, contractanten en financiers. Dat begrijpen ook niet-financieel geschoolden, en dat komt de acceptatie ten goede. Terminologie zoals balans, debet en credit, en debiteuren en crediteuren sluit niet aan op de wereld van de projectmanagers.

Q: Wat is de relatie met de financiële administratie?
A: Cloxxs is aanvullend op de financiële administratie, vanuit Cloxxs kunnen geen transacties worden gedaan. Cloxxs maakt gebruik van gegevens uit de financiële administratie zoals verplichtingen en betalingen (uitgaven), en overeenkomsten en ontvangsten (inkomsten). Met Cloxxs kunt u deze gegevens ‘sorteren’ naar een weergave en structuur waarin deze geprojecteerd kunnen worden op projectbudgetten. Een soort vertaling naar projectentaal. Voor goede beheersing is het een eis dat Cloxxs tenminste periodiek aansluit op de in de administratie geregistreerde boekwaarde (gerealiseerde inkomsten minus uitgaven).

Q: Is er een koppeling met de financiële administratie?
A: Cloxxs moet de stand van de boekingen (betalingen, ontvangsten en memo’s) kennen. Dit kan op meerdere manieren:
•    via een volledig automatische koppeling,
•    via periodiek inlezen van een upload (financiële rapportage) uit de administratie of
•    door het handmatig invoeren van de gegevens (bijvoorbeeld de relevante contracten apart en de kleine bulk als sommatie.
Welke vorm u kiest, is afhankelijk van het aantal boekingen en de inrichting, kwaliteit en output van uw financiële administratie. Als u een goede verplichtingenadministratie heeft, kunt u ook deze gegevens inlezen in Cloxxs.

Q: Hoe vaak moet ik boekingen ‘uploaden’ om betrouwbaar te rapporteren?
A: In Cloxxs stuurt u op de prognose einde werk en deze kan betrouwbaar zijn zonder dat de stand van betalingen op de cent nauwkeurig bekend is. De stuurinformatie uit Cloxxs bestaat uit het verschil tussen de prognose einde werk en het budget, dit noemen we het ‘resultaat’. De prognose einde werk bestaat uit de som van de prognoses nog te contracteren en de reeds gecontracteerde werkzaamheden (verplichtingen). Zolang u in de financiële hebt geborgd dat uw betalingen de opdrachtsom niet overschrijden, dan is de exacte stand van de betalingen voor de berekening van het resultaat niet relevant.
Vanuit dit perspectief is het dus niet erg als Cloxxs soms achterloopt op de financiële administratie. U kunt dus prima wekelijks of maandelijks inlezen. Uiteraard is het wel van belang dat Cloxxs periodiek aansluit op de stand van de betalingen – bijvoorbeeld als u moet rapporteren en bij de jaarafsluiting. De inleesmomenten kunt u daar op afstemmen.

Q: kan ik Cloxxs gebruiken voor de verantwoording van subsidies?
A: Ja dat kan – net zoals u een verantwoording van een subsidie ook kunt aanleveren in Excel. Voor de accountant echter is de financiële administratie het ‘single point of truth’. Net als bij overzichten in Excel, zult u dus ook bij overzichten uit Cloxxs de aansluiting op de financiële administratie moeten aantonen. Dit is afhankelijk van hoe u een eventuele koppeling met de administratie hebt ingericht.
Omdat u met Cloxxs efficiënt kunt rapporteren, kunt u ook rapportages voor subsidies efficiënter samenstellen dan wanneer het als platte data uit de administratie komt. Het is dan wel van belang dat u daar bij de inrichting van Cloxxs al rekening mee houdt. De praktijk leert echter wel dat het gebruik van budgetstructuren voor verantwoording aan financiers meestal ten koste gaat van de beheersing. Het is dus een afweging.

HET GEBRUIK VAN CLOXXS

Q: Hoe kan ik Cloxxs ‘kopen’ ?
A: Wij leveren Cloxxs in drie varianten:
•    SAAS (software as a service), waarbij Cloxxs voor u gehost wordt. U betaalt een maandelijkse vergoeding aan Cloxxs.
•    CAAS (control as a service), waarbij Cloxxs voor u gehost, gevuld en beheerd wordt. Onze budgetcontroller zorgt er voor een vast bedrag per maand voor, dat u altijd over betrouwbare en actuele financiële informatie beschikt (resultaatsafspraak). Het gebruik van Cloxxs is inbegrepen in het uurtarief van de budgetcontroller, u hoeft dus geen Cloxxs licentie aan te schaffen. Een variant hierop is dat een consultant van Projecticum een budgetcontroller van uw eigen organisatie ‘resultaatgericht coacht, en garant staat voor de kwaliteit van de maandelijkse rapportages en stuurinformatie.
Over CAAS is een apart informatieblad beschikbaar. Bij CAAS wordt het financiële deel van de werkzaamheden van de manager projectbeheersing (IPM-rol) door ons ingevuld.
•    Installatie op uw netwerk. Deze optie is alleen zinvol bij grote organisaties.
Bij SAAS en bij CAAS staat Cloxxs ‘in de cloud’ en zorgt Cloxxs voor het technisch beheer en de beschikbaarheid. Uw eigen ICT-organisatie wordt hiermee niet belast. Een belangrijk voordeel is dat u binnen enkele uren kunt starten en u altijd over de laatste versie van Cloxxs kunt beschikken.

Q: Welke technische eisen stelt Cloxxs aan mijn ICT-omgeving?
A: Een moderne browser, een normale computer en een normale internetverbinding.

Q: Wie beheert de software?
A: Bij SAAS werkt dit als volgt:
•    Cloxxs verzorgt het technisch beheer, zoals het verhelpen van storingen, updates van systemen, software en databases.
•    U bent zelf verantwoordelijk voor het inhoudelijk gebruik zoals het actualiseren van prognoses, risico’s, verplichtingen, contractafwijkingen, etc.
•    Het functioneel beheer kunt u eenvoudig zelf doen. U kunt overwegen dit aan Cloxxs uit te besteden. Dit betreft werkzaamheden zoals het accountbeheer, aanmaken van projecten, budgetten, kostensoorten, en het uploaden en inlezen van gegevens uit de financiële administratie.
Bij CAAS wordt ook het functioneel- en het inhoudelijk beheer voor u verzorgd. U ontvangt stuur- en verantwoordingsinformatie op basis van resultaatsafspraken.
Bij een installatie op uw netwerk maken we aparte afspraken over het beheer.

Q: Hoe snel kan ik operationeel zijn?
A: In de SAAS- en in de CAAS-oplossing kunt u zeer snel aan de slag, vaak al binnen een dag. Het is vervolgens afhankelijk van de prioriteit die u er aan geeft hoe snel u de gegevens hebt ingevoerd. Ook is het afhankelijk van de kwaliteit van uw administratie.

Q: Mijn gegevens staan in ‘de cloud’. Is dat veilig?
A: Security trekt de volle aandacht. Omdat security al jaren enorm in beweging is en sterk gespecialiseerde kennis vraagt, is de beveiliging uitbesteed aan onafhankelijke gespecialiseerde partij. Zie hiervoor het infoblad over security. Vanaf de zomer 2013 is two-factor-authentication standaard opgenomen in de inlogprocedure. Nadere informatie over de beveiliging staat in het infoblad over security.

Q: Hebben jullie een proefabonnement voor Cloxxs?
A: Nee. Aan de hand van een uitgebreide demonstratie van de mogelijkheden, eventueel aangevuld met een werksessie waarin we een van uw projecten invoeren om de werking en output te laten zien, kunt u zelf zien wat de toegevoegde waarde is.
Als u echt met concrete gegevens aan de slag gaat, is een formele overeenkomst nodig. De reden hiervoor is dat als u met reële data werkt, de security vanaf dag één goed geregeld moet zijn. En dat vraagt een behoorlijke investering. Mocht blijken dat Cloxxs voor u toch niet geschikt is, dan kunt u opzeggen met een zeer korte opzegtermijn. U loopt dus weinig risico.
In bijzondere gevallen kunnen we gezamenlijk besluiten de toegevoegde waarde van Cloxxs te onderzoeken in een korte POC-periode (proof of concept). Dit kan met een doorlooptijd van 2 tot 4 weken. Om uw commitment te hebben, betaalt u wel voor de consultancy en betaalt u een bijdrage in de kosten van hosting en security van Cloxxs.

Q: Wat als ik op een gegeven moment toch niet tevreden ben?
A: U kunt altijd  – en zonder opgaaf van reden – opzeggen met een opzegtermijn van een maand (tenzij anders afgesproken in de overeenkomst tussen u en Cloxxs). Daarnaast hebben we ook een goede refund-regeling. Als u voor een lange periode geen gebruik van Cloxxs kunt maken, kunt u over die periode uw geld terug krijgen.

Q: Loop ik nog een risico zoals benoemd in het parlementaire onderzoek naar ICT-projecten bij de overheid?
A: Nee. Cloxxs werkt zoals het werkt en u kunt het zien bij onze demonstratie. Wij kunnen uiteraard niet garanderen dat Cloxxs aan al uw specifieke wensen voldoet. Onze korte opzegtermijn (één maand) en de goede refund-regeling (geld terug over de periode dat Cloxxs niet beschikbaar is) maakt dat u geen risico loopt dat u ‘een kat in de zak koopt’.

OVER ONS

Q: Wie zitten er achter Cloxxs bv?
A: Inovasion uit Arnhem en Projecticum uit Beusichem zijn beiden 50% eigenaar van Cloxxs en de Cloxxs bv. De security wordt geleverd door Onsight bv.
Inovasion is gespecialiseerd in businessintelligence en performancemanagement. Zij verzorgt de techniek rondom Cloxxs en levert consultancy voor de aansluiting op bestaande administratieve systemen. Als u aanvullende analyses of rapportages wilt uit Cloxxs, al dan niet gecombineerd met gegevens uit andere systemen, dan kan Inovasion u daar bij helpen.
Projecticum is gespecialiseerd in financiële beheersing van projecten. Als u ondersteuning wilt bij de implementatie van projectbeheersing en budgetcontrol, dan kan Projecticum u daarbij helpen.

Q: Met wie heb ik dan te maken?
A: Voor alle direct aan Cloxxs gerelateerde opdrachten is Cloxxs bv uiteraard penvoerder en uw aanspreekpunt. Voor aanvullende wensen bekijken we gezamenlijk met u wie de meest geschikte contractpartner is. Werkzaamheden op het gebied van projectbeheersing zullen worden uitgevoerd door Projecticum, werkzaamheden op het gebied van ICT-maatwerk en business intelligence zullen worden uitgevoerd door Inovasion.

Q: Hoe lang bestaat Cloxxs al?
A: Cloxxs is sinds 2011 in gebruik door de provincie Fryslân en sinds 2012 bij de projectorganisatie Stationsgebied van de gemeente Utrecht en bij de projectorganisatie Spoorzone Delft van Prorail. Vanaf begin 2013 is Cloxxs ook voor andere organisaties beschikbaar.

Q: Wat doen jullie tegen het risico van ‘vendor lock in’?
A: ‘Vendor lock in’ is het risico dat u tot in lengte van dagen afhankelijk bent van een (software)leverancier. Dit zal leiden tot ontevreden klanten en daar is Cloxxs niet bij gebaat. Zoals eerder beschreven kunt u eenvoudig stoppen met Cloxxs als u dat wilt. U kunt periodiek en tenminste bij beëindiging van de samenwerking een compleet uittreksel krijgen van alle gegevens in Cloxxs.
Daarnaast is in Cloxxs uitgebreide functionaliteit beschikbaar om gegevens en overzichten zoals de budgetsheets te exporteren naar Excel.

IMPLEMENTATIE VAN FINANCIELE BEHEERSING EN CLOXXS

Q: Merken jullie weerstand bij de keuze voor Cloxxs of tijdens de implementatie?
A: Soms wel. De weerstand kan vanuit drie kanten komen:
•    De afdeling financiën: als zij onervaren zijn in financiële projectbeheersing, beschouwen zij Cloxxs als een ‘bedreigend’ administratief systeem. Dat heeft de organisatie al en meer van hetzelfde is uiteraard niet nodig. Dit is een misverstand want Cloxxs dient een ander doel dan de financiële administratie. Cloxxs is een projectmanagement-instrument, Voor ondersteuning van de projectmanagementprocessen is de financiële administratie:
–    onvoldoende functioneel om budgetten, prognoses, risico’s en kasstromen gedetailleerd vast te leggen;
–    te weinig flexibel om de frequent wijzigende budgetstructuren en budgetten van projecten te volgen;
–    onvoldoende toegankelijk voor de projectmedewerkers die informatie moeten toevoegen of informatie moeten ophalen.
Een terechte eis die de afdeling financiën stelt, is dat Cloxxs ten minste periodiek moet aansluiten op de stand van de betalingen. Hiervoor bieden we functionaliteit in de vorm van een automatische koppeling of het periodiek inlezen van dumps uit de administratie.
•    De ICT-afdeling: Medewerkers zijn soms onvoldoende vertrouwd met cloudoplossingen en hebben geen kwaliteitskader om cloudoplossingen aan te toetsen. Daarbij voelen medewerkers zich soms gepasseerd indien de projectorganisatie toch gebruik wil maken van cloudoplossingen. Nadere informatie over de beveiliging staat in het infoblad over security.
•    En tot slot is er soms weerstand bij de projectmanagers of projectleiders: Sommigen hebben in hun koninkrijkjes al vele jaren zelf een weg gevonden om mee- en tegenvallers buiten het bestuur om te egaliseren, bijvoorbeeld in de fasering van projecten. Dit type projectmanagers heeft vooral geen behoefte aan een duidelijk en transparant systeem.

Q: Wat is de belangrijkste succesfactor bij implementatie?
A: De implementatie van financiële beheersing is gebaseerd op 3 pijlers:
•    Systemen, die moeten de juiste info kunnen vastleggen en presenteren aan de verantwoordelijke medewerkers
•    Spelregels, zodat uw mensen gestructureerd kunnen werken
•    Mensen: Het allerbelangrijkste zijn de mensen. Alleen als zij het belang inzien, heeft het zin om te investeren in een verbetertraject. Dit geldt op alle niveaus:
–    De ‘bestuurder’ of opdrachtgever (bestuur, directie) moet blijven hameren op goede rapportages, en de programma- en projectmanagers daar op aanspreken.
–    De programma- projectmanagers moeten de verantwoordelijkheid voor geld kunnen en durven te nemen, zich er in verdiepen en zich niet verschuilen achter administratieve problematiek.
–    De projectmedewerkers moeten gedisciplineerd omgaan met prognoses en contracten, en financiële beheersing als een vast element in hun takenpakket opnemen.

Q: Wie (welke personele functies) gaan gebruik maken van Cloxxs?
A: Onderstaand een voorbeeld. De invulling is uiteraard afhankelijk van fase, omvang en complexiteit van het project, maar ook van uw eigen functiegebouw:
•    Programmamanager: raadpleegt Cloxxs, ontvangt financiële overzichten van de projectmanagers, consolideert en maakt analyses op bijvoorbeeld het totale budget onvoorzien in het programma.
•    Projectmanager: raadpleegt Cloxxs, gebruikt het als kapstok voor de financiën in de voortgangsgesprekken met projectleiders, is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van de stuurinformatie in Cloxxs en draagt actief bij aan het aanscherpen van de informatie.
•    Projectleider: verantwoordelijk voor diverse budgetten in Cloxxs, levert input voor actualisatie (prognoses, risico’s, prognose contractafwijkingen), raadpleegt Cloxxs bij geven van de gunningsadviezen.
•    Adviseur projectbeheersing / Manager projectbeheersing (een rol die alleen gebruikt wordt in grotere programma’s): is op financieel gebied de budgetcontroller van het programma: verantwoordelijk voor het functioneren van het totale systeem financiële projectbeheersing, geeft leiding aan implementatie Cloxxs en organiseert de beheersprocessen en AO. Ondersteunt programmamanager bij maken van de programmarapportages. Bewaakt de kwaliteit van de stuurinformatie in Cloxxs
•    Medewerker projectbeheersing: is de budgetcontroller in het project, is de Cloxxs-piloot, ondersteunt projectmanager en projectleiders met het actualiseren van Cloxxs, vergaart actief nieuwe informatie en verwerkt deze in Cloxxs. Levert rapportages en overzichten, zorgt dat Cloxxs aansluit op financiële administratie.
•    Planeconoom: levert inhoudelijk advies aan programmamanager / projectmanager / projectleider en ondersteunt medewerker projectbeheersing bij het actualiseren van Cloxxs.
•    Controller: is een medewerker van de financiële afdeling, bewaakt aansluiting van Cloxxs op besluitvorming (m.n. dekking), op het financiële systeem en op de reguliere P&C-cyclus, raadpleegt Cloxxs voor stuurinformatie en risico’s. De controller toetst de kwaliteit van de financiële rapportages en toetst of deze een betrouwbare weergave van de werkelijkheid geven.

Q: Ik zie geen Cloxxs academy. Kunnen jullie trainingen verzorgen?
A: We hebben geen Cloxxs-academy. Voor het gebruik van Cloxxs kunnen we u en uw medewerkers een intro-training aanbieden, die bestaat uit een korte knoppencursus (één dagdeel) en eventueel de simulatietraining (één dagdeel) waarin we financiële projectbeheersing toelichten. Dit doen we bij u op kantoor, bij voorkeur aan de hand van uw eigen projectgegevens.
De interface van Cloxxs is zeer intuïtief en wie een beetje verstand heeft van projectbeheersing ‘cloxxs’t’ er al snel mee op weg.
Als uw medewerkers echter nog weinig ervaring hebben met financiële projectbeheersing, is enige begeleiding gewenst. Wij geloven in actieve ‘training on the job’ in de vorm van resultaatgerichte coaching. Alle begeleiding is dan productief en direct gericht op gebruik en inrichting van Cloxxs in actieve projecten. Dit betekent dat we met kleine groepen werken – en dat de begeleiding altijd direct van toegevoegde waarde is op uw projectbeheersing. En daar gaat het om.

Q: Hoe lang duurt het voor ik de eerste resultaten kan zien en rapportages kan maken?
A: Dit is afhankelijk van hoe goed uw project op orde is. Als u al werkt volgens logische budgetstructuren en bijvoorbeeld in Excel al budgetten bewaakt aan de hand van prognoses, dan is de invoer in Cloxxs weinig werk. Ter indicatie: als de gegevens klaarliggen is een klein project in een uurtje ingevoerd, en een groot project in twee dagen.
Het tempo waarmee we kunnen aansluiten op de financiële administratie wat betreft ontvangsten, betalingen en verplichtingen is afhankelijk van de structuur en kwaliteit van de financiële administratie. Vooral als projecten versnipperd worden geadministreerd en er slordig wordt geboekt met veel correctieboekingen, vraagt het vaak speurwerk om deze gegevens te structureren zodat deze in Cloxxs kunnen worden ingelezen.
Overigens hoeft u daar met het gebruik van Cloxxs niet op te wachten, want door de administratie op hoofdlijnen handmatig over te nemen kun je snel aansluiten en de focus houden op het maken van betrouwbare prognoses en rapportages.

Q: Ik heb geen mensen die dit kunnen. Wat nu?
A: Als uw mensen onvoldoende tijd beschikbaar hebben, kunnen wij de implementatie en daarna het reguliere gebruik als dienst aanleveren volgens het control-as-a-service-concept. Onze budgetcontroller verzorgt voor een vast bedrag per maand dat u altijd over betrouwbare en actuele financiële informatie beschikt (resultaatsafspraak). Onze consultants zijn ervaren in budgetcontrol en geschoold in het gebruik van Cloxxs. Zij maken bij implementatie gebruik van de standaard toolbox met daarin rapportageformats, functieomschrijvingen, en eventueel de AO voor financiële projectbeheersing. De nadruk in hun werkzaamheden ligt op de projectbeheersing, u doet altijd zelf de financiële administratie.

Aan deze informatie kunnen geen rechten ontleed worden.